Lassen Sie den Frühling auch in Ihr Büro einziehen

Es ist die Zeit für Neues, also muss auch in Ihrem Büro Altes weg: 

·         Schreibtischplatte: einmal alles runterräumen, abwischen und geordnet wieder neu bestücken.
 

·         Schreibtischschubladen: einmal alles raus, auswischen, ausmisten und nur noch wirklich
nötiges wieder zurück.

·         Vorabpapierkorb: hier ist alles drin, womit Sie sich bisher unsicher waren,
ob es weg kann oder nicht. Jetzt ist der Zeitpunkt zum Entsorgen!

·         Lesestapel: weg mit den Zeitschriften im unteren Teil des Stapels!

·         Ablagestapel endlich aufräumen.

·         Alte Ordner ins Archiv räumen.

·         Das „I-Tüpfelchen“: belohnen Sie sich mit einer schönen Blume auf Ihrem Schreibtisch.

Änderung der Nutzungsdauer von Computerhardware und Software ab 2021

Die bisherige Nutzungsdauer für Hardware und auch Software wird rückwirkend ab dem 01.01.2021 von drei Jahren auf ein Jahr herabgesetzt.

Als Computerhardware gelten praktisch sämtliche Wirtschaftsgüter einer PC-Anlage und deren Peripherie und als Software jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung.

Um welche Wirtschaftsgüter es genau geht, wir in einem ausführlichen BMF-Schreiben erklärt:

BMF Schreiben

Zitat

Ich habe es gern, wenn alles um mich herum durchsichtig ist. Ein aufgeräumter Schreibtisch verschafft mir Seelenfrieden.  

Alfred Hitchcock, Filmregisseur (1899-1980)

Zwischenablage anlegen

Wenn Sie es nicht schaffen Ihre Ablage regelmäßig zu erledigen, empfehle ich das Anlegen einer Zwischenablage. Diese kann in einem Pultordner, in Hängemappen oder in einer Schubladenbox erfolgen.

•    Die Zwischenablage wird an Ihr vorhandenes Ordnerprinzip angepasst. Entsprechend Ihrer Ordner müssen Fächer angelegt und beschriftet werden.

•    Platzieren Sie die Zwischenablage in der Nähe Ihres Schreibtisches, damit Sie bequem Papiere hineinlegen können.

•    Das lästige Vorsortieren von Papierstapeln entfällt.

•    Jetzt können Sie zwischendurch immer mal wieder kleine Ablageeinheiten einlegen. Aber Sie brauchen immer nur soviel abarbeiten, wie Sie es schaffen. Auch können Sie jederzeit unterbrechen, indem Sie einfach die Papiere wieder zurücklegen und beim nächsten Mal dort weitermachen.

Papierberge in Angriff nehmen

Wenn sich viel Ablage angesammelt hat, ist es oft schwierig den richtigen Anfang zu finden. Daher  schlage ich folgende Vorgehensweise vor:

•    Alle Papiere ersteinmal auf einen Stapel legen.

•    6 Zielstapel bilden:

1.    Wegwerfen
2.    Aufgaben dringend
3.    Aufgaben später / allgemein
4.    Lesen
5.    Ablage bekannt
6.    Ablage unbekannt


•    Nehmen Sie nun von dem großen Stapel nacheinander alle Blätter und entscheiden Sie auf welchen der Zielstapel die Papiere kommen. Diese Entscheidung ist einfach und der große Stapel schrumpft schnell.

•    Wenn alle Papiere verteilt sind, ist natürlich der Stapel „Aufgaben dringend“ am wichtigsten. Diese Dinge sollten Sie sofort erledigen. Falls Ihnen auffällt, dass die Bearbeitung bestimmter Belege doch noch etwas Zeit hat, diesen einfach auf den Stapel „später“ legen.

•    Danach die „Aufgaben später“ exakt terminieren und in die Wiedervorlage einsortieren. Dort befinden sich Aufgaben, die zu einem bestimmten späteren Termin erledigt werden.

•    Für den Stapel „Lesen“ sollten Sie sich eine Lese-Zeit reservieren. Z.B. jeden Morgen eine halbe Stunde oder einmal pro Woche eine bestimmt Zeit. Aber - überlegen Sie bei jeder Zeitung noch mal, ob Sie wirklich alles lesen müssen oder ob Sie bei Bedarf die Informationen im Internet nachschauen können. Außerdem sollten Sie aus diesem Stapel ältere Artikel regelmäßig aussortieren.

•    Der Stapel „Ablage bekannt“ wird leicht zu bearbeiten sein. Dafür haben Sie ja schon Ablageorte und wissen genau, wo die Papiere abgeheftet werden müssen.

•    Jetzt sind Sie schon sehr weit gekommen und es bleibt nur noch der Stapel „Ablage unbekannt“ übrig. Bei jedem Papier spontan einen Begriff überlegen und in eine Ecke schreiben. Gleichartige Themen zusammenfassen und entsprechend die Ordner anlegen. So ergibt sich für diese Belege ein neues Ablageschema.

to do Liste mal anders

Erstellen Sie eine not to do Liste anstelle einer to do Liste:

Unser Leben steckt voller zahlreicher Aufgaben und um den Überblick zu behalten, führen wir to-do-Listen. Oft wachsen diese Listen immer weiter an und wir haben ein schlechtes Gewissen, weil wir nicht alles erledigt bekommen.

Ziehen Sie die notwendigen Konsequenzen: Streichen Sie unwichtiges, misten Sie Ihre to do Liste aus.

Stellen Sie sich dafür z.B. folgende Fragen:

• Ist es wirklich schlimm diese oder jene Aufgabe zu streichen?
• Von welchen Sonderaufgaben verabschiede ich mich?
• Was kann mit 80 Prozent Aufwand auch gut erledigt werden?
• Kann ich bestimmte Aufgaben delegieren?
• Kann ich irgendwelche Termine absagen und welche kann ich in der Zukunft ganz vermeiden?
• Kann ich besprechungsfreie Zeiten einführen und welche kann ich in Zukunft ganz vermeiden?
• Von welchen Routinen / Zeitfressern verabschiede ich mich?
• Wie oft kontrolliere ich meine E-Mails?
• Wie viele soziale Netzwerke sind wirklich nötig und wie viel Zeit muss ich dort einbringen?
• Muss ich wirklich alles lesen?
• Ist es möglich telefonfreie Zeiten einzuführen?
• Kann der Anrufbeantworter in bestimmten Zeiten meine Anrufe entgegen nehmen?
• Wann lasse ich mein Handy konsequent ausgeschaltet?
• Muss ich wirklich immer erreichbar sein?
• Muss ich wirklich am Wochenende arbeiten?

Fokussiert arbeiten mit der 60-60-30 Methode

Diese Methode kann dabei helfen in einer kurzen Zeitspanne effektiv und strukturiert zu arbeiten. Man arbeitet nach einem festgelegten Arbeitsrhythmus, der aus einem Wechsel von Arbeit und Entspannung besteht:

·         50 bis 55 Minuten fokussiert arbeiten

·         5 bis 10 Minuten Pause

·         50 bis 55 Minuten fokussiert arbeiten

·         30 Minuten Pause

Es ist wichtig, sich vorher genau zu überlegen, welche Arbeiten in den 2 Blöcken erledigt werden sollen. Alle Ablenkungen, wie z.B. E-Mails und Telefon sollten in dieser Zeit ausgeschaltet sein.

Auch die Gestaltung der Pausen sollten Sie sich vorher genau überlegen. Es ist eine Herausforderung die strikten Zeitangaben einzuhalten die Pausen zuzulassen. Diese sind aber besonders wichtig bei dieser Methode! Und um eine wirkliche Erholung von der Konzentration zu erlangen, verlassen Sie am besten Ihren Schreibtisch und bewegen sich auch etwas. Vielleicht sogar an der frischen Luft, zum Beispiel am geöffneten Fenster oder auf dem Balkon.

Erste Schritte für eine neue Ordnung mit der Salamitechnik

Aller Anfang ist schwer, versuchen Sie es mit der Salamitechnik: Scheibe für Scheibe, bzw. Stück für Stück arbeiten Sie sich voran.

Am besten beginnen Sie mit einer Schublade Ihres Schreibtisches. Räumen Sie die Schublade ganz aus und säubern Sie diese gründlich.

Beim Sortieren und Wiedereinräumen bitte auch ein paar nicht mehr benötigte Sachen in die „Ablage P“, d.h. in den Papierkorb* werfen!

Jetzt überlegen Sie sich noch einen Rhythmus, mit dem Sie weiter machen möchten.
Z.B. jeden Tag ein Bereich und Sie kommen Ihrer neuen Ordnung Schritt für Schritt näher.

*Wenn Sie sich schlecht von Dingen trennen können, richten Sie sich noch einen "Vorabpapierkorb" ein: Hier kommt alles rein, womit Sie sich unsicher sind. Wenn dieser voll geworden ist, werfen Sie Dinge, die zu unterst liegen weg. Diese Sachen haben Sie bestimmt in der vergangenen Zeit nicht vermisst und Sie können sie beruhigt entsorgen.

Einen ordentlichen Schreibtisch schaffen

Ein ordentlicher Schreibtisch trägt viel dazu bei, dass Sie sich wohl fühlen, Sie den Überblick bewahren und somit Ihnen die Arbeit besser gelingt. Sie haben mit der Salamitechnik schon die Schubladen des Schreibtisches geordnet, jetzt kommt die Oberfläche an die Reihe:

1. Ab jetzt hat nur noch Platz, was täglich benutzt wird. Der Rest muss in den Schubladen, Regalen oder im Schrank verschwinden°. Dabei beachten, dass Dinge, die häufiger gebraucht werden nahe und andere weiter weg verstaut werden.
   
   
2. Telefon & Notizblock in Reichweite platzieren.
   
   
3. 5 Ablagekörbe in Reichweite aufstellen und beschriften:
   (Posteingang, Aufgaben sofort/heute, Aufgaben später bzw. Wiedervorlage, Lesen, Ablage°).
   
   
4. Papierkorb in Reichweite aufstellen
   (für Vorsichtige zusätzlich den Vorabpapierkorb*).
   
   
5. Eingangspost ab sofort immer direkt in die Ablagekörbe verteilen.
   
   
6. Richtige Bildschirmposition zum Fenster beachten.
   
   
7. Ritual am Abend einführen:
   bringen Sie vor dem Verlassen des Büros den Schreibtisch in Ordnung für einen guten Start am nächsten Tag.

° Eventuell vorhandene Ablagestapel werden später in Angriff genommen.

* Wenn Sie sich schlecht von Dingen trennen können, richten Sie sich noch einen Vorabpapierkorb ein: Hier kommt alles rein, womit Sie sich unsicher sind. Wenn dieser voll geworden ist, werfen Sie Dinge, die zu unterst liegen weg. Diese Sachen haben Sie bestimmt in der vergangenen Zeit nicht vermisst und Sie können sie beruhigt entsorgen.

Bearbeitung des Posteingang

Bei einigen meiner Kunden entdecke ich beim Aufräumen oft ungeöffnete Post. Daher möchte ich gerne heute auf dieses Thema eingehen. Die Bearbeitung der Eingangspost ist eine wichtige Arbeit, daher sollten Sie sich jeden Tag genügend Zeit dafür nehmen. Liegengebliebene Rechnungen oder gar Mahnungen stellen einen vermeidbaren Kostenfaktor dar!

Sie entscheiden beim Öffnen der Post sofort, was mit dem Dokument zu tun ist:

1. Frage: Muss das Papier wirklich aufbewahrt werden?
   
   Diese Frage ist sehr wichtig, um Sie vor dem Sammeln von unnötigen Papieren zu schützen. Alles, was Sie problemlos anderweitig wiederbeschaffen können und nicht aktuell benötigen, werfen Sie sofort in den Papierkorb. Die meisten Dinge lassen sich im Internet sehr leicht wieder finden.
   
   
   
2. Frage: Ist das Papier wichtig und dringend?
   
   Dieses Dokument in den Ablagekorb „Aufgaben sofort/heute“ einsortieren. Dort befinden sich alle Aufgaben für den heutigen Tag.
   (Einteilung der Ablagekörbe auf Ihrem Schreibtisch siehe Beitrag "Einen ordentlichen Schreibtisch schaffen")
   
   
   
3. Frage: Ist das Papier wichtig aber nicht dringend?
   
   Dieses Aufgabe exakt terminieren und in den Ablagekorb „Aufgaben später“ bzw. in die Wiedervorlage einsortieren. Dort befinden sich Aufgaben, die zu einem bestimmten späteren Termin erledigt werden.

4.      Frage: "Kann ich die Unterlagen ablegen?"

Papiere, die nicht weiterbearbeitet werden, die Sie aber trotzdem aufbewahren müssen, in den Kasten „Ablage“ einsortieren und beim nächsten Ablageturnus abheften.
Wichtig: erledigen Sie Ihre Ablage regelmäßig und heften die Unterlagen ab. Sonst wird das Körbchen schnell zum „Mülleimer“, in dem Sie nichts wieder finden. Legen Sie einen festen Turnus für die Ablage fest!