Wenn sich viel Ablage angesammelt hat, ist es oft schwierig den richtigen Anfang zu finden. Daher schlage ich folgende Vorgehensweise vor:
• Alle Papiere ersteinmal auf einen Stapel legen.
• 6 Zielstapel bilden:
1. Wegwerfen
2. Aufgaben dringend
3. Aufgaben später / allgemein
4. Lesen
5. Ablage bekannt
6. Ablage unbekannt
• Nehmen Sie nun von dem großen Stapel nacheinander alle Blätter und entscheiden Sie auf welchen der Zielstapel die Papiere kommen. Diese Entscheidung ist einfach und der große Stapel schrumpft schnell.
• Wenn alle Papiere verteilt sind, ist natürlich der Stapel „Aufgaben dringend“ am wichtigsten. Diese Dinge sollten Sie sofort erledigen. Falls Ihnen auffällt, dass die Bearbeitung bestimmter Belege doch noch etwas Zeit hat, diesen einfach auf den Stapel „später“ legen.
• Danach die „Aufgaben später“ exakt terminieren und in die Wiedervorlage einsortieren. Dort befinden sich Aufgaben, die zu einem bestimmten späteren Termin erledigt werden.
• Für den Stapel „Lesen“ sollten Sie sich eine Lese-Zeit reservieren. Z.B. jeden Morgen eine halbe Stunde oder einmal pro Woche eine bestimmt Zeit. Aber - überlegen Sie bei jeder Zeitung noch mal, ob Sie wirklich alles lesen müssen oder ob Sie bei Bedarf die Informationen im Internet nachschauen können. Außerdem sollten Sie aus diesem Stapel ältere Artikel regelmäßig aussortieren.
• Der Stapel „Ablage bekannt“ wird leicht zu bearbeiten sein. Dafür haben Sie ja schon Ablageorte und wissen genau, wo die Papiere abgeheftet werden müssen.
• Jetzt sind Sie schon sehr weit gekommen und es bleibt nur noch der Stapel „Ablage unbekannt“ übrig. Bei jedem Papier spontan einen Begriff überlegen und in eine Ecke schreiben. Gleichartige Themen zusammenfassen und entsprechend die Ordner anlegen. So ergibt sich für diese Belege ein neues Ablageschema.
