Geschichte zum Zeitmanagement und Selbstmanagement

Eines Tages war ein alter Professor beauftragt, einer Gruppe von Geschäftsführern ein Ausbildungskurs in effizienter Zeitplanung zu geben. Dieser Kurs machte eine von fünf Einheiten eines Seminartages aus, daher hatte der Professor nur eine Stunde zur Verfügung um seine Botschaft zu vermitteln.
Aufrecht vor dieser Elitetruppe, die bereit war, alles aufzuschreiben, was der alte Professor sagte, schaute der Dozent einem nach dem anderen langsam in die Augen, um schließlich langsam anzukündigen: „Wir werden miteinander ein kleines Experiment machen.“
Der alte Professor stellte vorsichtig einen großen Glaskrug auf den Tisch und füllte ihn mit etwa einem Dutzend tennisballgroßer Steine, die er bedächtig in den Glaskrug setzte, bis der Krug randvoll war und darin kein Platz mehr war. Da erhob der alte Professor den Kopf: „Ist der Krug voll?“ fragte er. Alle antworteten: „Ja!“ Er wartete und frage nach: „Tatsächlich?“
Darauf bückte er sich, holte ein Gefäß mit Kieselsteinen hervor und füllte bedächtig den Glaskrug – rührte um – füllte nach – bis die Kieselsteine alle Lücken füllten.
Der alte Professor hob erneut den Kopf und frage: „Ist der Krug voll?“ Die Teilnehmer waren unruhig – einer antwortete „Wahrscheinlich nicht.“ – „Gut“, antwortete der Professor. Er neigte sich nach unten und holte diesmal einen Eimer mit Sand. Bedächtig goss er den Sand in den Glaskrug. Der Sand schickte sich an, die Räume zwischen den großen Steinen und dem Kies zu füllen.
Noch einmal fragte der Professor: „Ist der Krug voll?“ – Ohne zu zögern, entgegneten alle Schüler „Nein!“ – „Gut.“ Gerade so als ob die hochgepriesenen Schüler eine Fortsetzung erwarteten, nahm der Professor eine Kanne mit Wasser und goss das Wasser in den Krug bis der Krug randvoll war. Nun erhob sich der Professor und frage die Gruppe: „Was will uns dieses Experiment sagen?“
Der mutigste unter den Zuhörern meine, in Anbetracht des Kursthemas: „Es zeigt uns, dass wir sogar dann, wenn wir meinen, dass unser Kalender randvoll ist, noch weitere Termine vereinbaren und Dinge erledigen können, wenn wir es wirklich wollen.“
„Nein“, sagte der alte Professor – „Darum geht es nicht. Die große Wahrheit, die uns dieses Experiment zeigt, ist die folgende: Wenn wir nicht als Erstes die großen Steine in den Krug setzten, bringen wir die anderen Dinge nicht mehr hinein.“ Darauf erfolgte tiefes Schweigen, die Offensichtlichkeit seiner Worte leuchtete jedem ein.
„Was sind die großen Steine in Ihrem Leben?“, frage der Professor. „Gesundheit? – Familie? – Freunde? – Die Verwirklichung Ihrer Träume? – Tun, was Ihnen gefällt? Oder: Etwas ganz anders?“
„Nehmen Sie daraus mit, dass es wichtig ist, zuerst die großen Steine im Leben zu platzieren, sonst laufen wir Gefahr, erfolglos zu sein. Wenn wir den Nebensächlichkeiten den Vorrang geben, also etwa Kies, Sand und Wasser, dann füllen wir unser Leben damit auf, und am Ende fehlt uns die kostbare Zeit, um uns den wichtigen Aspekten unseres Lebens zu widmen. Vergessen sie daher nicht die Frage: Was sind die großen Steine in Ihrem Leben?“

Lesen, lesen, lesen.....

Sammeln Sie auch gerne Magazine, Zeitungsberichte, Internetausdrucke, usw. um Sie irgendwann noch zu lesen?

Mein Vorschlag: legen Sie einen Lesestapel an,  z.B. in einem Ablagekasten und bestimmen Sie einen bestimmten Turnus, an dem Sie regelmäßig etwas lesen. Aber - sobald der Kasten zu voll wird, konsequent ältere Artikel wegwerfen. Auch praktisch ist das Anlegen einer Lesemappe. Diese Mappe können Sie, wenn Sie unterwegs sind, mitnehmen und z.B. bei Wartezeiten Dinge daraus lesen. Auch hier gilt: passt in die Mappe nichts mehr rein, ältere Unterlagen wegwerfen!

ABC-Analyse – Dringlichkeiten von Aufgaben festlegen

Es gibt Tage, an denen man nicht weiß, wo man vor lauter Arbeit anfangen soll. An solchen Tagen kann die  sog. ABC-Analyse helfen. Stürzen Sie sich nicht sofort in die Arbeit, sondern nehmen Sie sich einen Moment Zeit. Überlegen Sie, in welche der Kategorien die  anstehenden Tätigkeiten einzuordnen sind und Sie sehen bestimmt schon viel klarer und ruhiger Ihrem Arbeitstag entgegen. Versuchen Sie es mal!

A-Aufgaben: Was muss getan werden?

A-Aufgaben sind sehr wichtig, dringend.

Diese Aufgaben sollten daher sofort erledigt werden.

B-Aufgaben: Was soll getan werden?

B-Aufgaben sind im wichtig, aber nicht dringend.
Solche Aufgaben können Sie verschieben, setzen Sie einen festen Termin dafür.

C-Aufgaben: Was kann getan werden?

C-Aufgaben sind nicht wichtig.

Dies sind klassische Aufgaben wie Kleinkram und Routine-Aufgaben und nehmen meist ein Großteil der täglichen Arbeit ein. Sie werden auf jeden Fall hinten angestellt. Solche Aufgaben können oft gut delegiert werden. In einzelnen Fällen können diese auch von der Aufgabenliste gestrichen werden.

Interessanter Link: Existenzgründerportal des BMWi

www.existenzgruender.de

Jede Menge Tipps vom Bundesministerium für Wirtschaft und Energie.

Steuererklärung 2020 - Abgabefrist verlängert

Falls Sie die Steuererklärung für 2020 noch nicht abgegeben haben, können Sie aufatmen. Die Frist zur Abgabe der Steuererklärung wurde für 2020 verlängert:

Wenn Sie die Steuererklärung selbst abgeben: 01. November 2021
Wenn Sie einen Steuerberater beauftragen: 31. Mai 2022

Tipps für gesundes Arbeiten am Computer

1. Bildschirmarbeitsplatz richtig anlegen:

• Der ideale Abstand zum Bildschirm ca. die Armeslänge.
• Bildschirm in Augenhöhe platzieren.
• Richtige Bildschirmposition zum Fenster beachten (90° Winkel).
• Frontal zur Tastatur und zum Bildschirm sitzen.
• Reflektionen am Bildschirm vermeiden (Lampen, Fenster). Ev. einen blendfreien Bildschirm anschaffen.
• Bei der Computerarbeit Kontaktlinsen vermeiden.

2. Entspannen Sie Ihre Augen:

• Schauen Sie bei der Arbeit des Öfteren in die Ferne, um die Augen zu entspannen.
• Blinzeln Sie häufiger, wenn Sie spüren, dass die Augen trocken werden.
• Augenrollen hält Ihre Augenmuskulatur fit. 
• Versuchen Sie zwischendurch Entspannungsübungen für Ihre Augen zu machen, z.B. Palmieren. Das ist eine Übung bei der ein tiefes Schwarz visualisiert wird.
  siehe auch: http://www.visus-verlag.de/augentraining-sehtraining/augenuebungen.htm
  
  

Tagesplan mit der ALPEN-Methode erstellen

Die Alpenmethode ist eine um sich die Organisation des Arbeitstages zu erleichtern: 

 

Aufgaben notieren 

Auflisten der Arbeiten anhand einer einfachen To-do-Liste

Länge schätzen 

Realistische Einschätzung der Zeitdauer jeder Aufgabe

Pufferzeiten einplanen

nur 60% der Zeit festlegen

40 % Zeitpuffer einbauen

Entscheidungen treffen 
Weglassen, Verschieben, Kürzen oder Delegation von Aufgaben, Prioritäten setzen z.B. mit der ABC-Analyse 

Nachkontrolle

Am Abend Überprüfung der Zeitplanung, Fehler korrigieren und die Zeitplanung für die Zukunft optimieren.
Übertragen von unerledigten Aufgaben auf den nächsten Tag. Aufgaben, die schon mehrfach übertragen wurden, besonders beleuchten und eine Lösung dafür finden (z.B. am nächsten Tag sofort erledigen, streichen, delegieren….)

Lassen Sie den Frühling auch in Ihr Büro einziehen

Es ist die Zeit für Neues, also muss auch in Ihrem Büro Altes weg: 

·         Schreibtischplatte: einmal alles runterräumen, abwischen und geordnet wieder neu bestücken.
 

·         Schreibtischschubladen: einmal alles raus, auswischen, ausmisten und nur noch wirklich
nötiges wieder zurück.

·         Vorabpapierkorb: hier ist alles drin, womit Sie sich bisher unsicher waren,
ob es weg kann oder nicht. Jetzt ist der Zeitpunkt zum Entsorgen!

·         Lesestapel: weg mit den Zeitschriften im unteren Teil des Stapels!

·         Ablagestapel endlich aufräumen.

·         Alte Ordner ins Archiv räumen.

·         Das „I-Tüpfelchen“: belohnen Sie sich mit einer schönen Blume auf Ihrem Schreibtisch.

Änderung der Nutzungsdauer von Computerhardware und Software ab 2021

Die bisherige Nutzungsdauer für Hardware und auch Software wird rückwirkend ab dem 01.01.2021 von drei Jahren auf ein Jahr herabgesetzt.

Als Computerhardware gelten praktisch sämtliche Wirtschaftsgüter einer PC-Anlage und deren Peripherie und als Software jegliche Betriebs- und Anwendersoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung.

Um welche Wirtschaftsgüter es genau geht, wir in einem ausführlichen BMF-Schreiben erklärt:

BMF Schreiben

Zitat

Ich habe es gern, wenn alles um mich herum durchsichtig ist. Ein aufgeräumter Schreibtisch verschafft mir Seelenfrieden.  

Alfred Hitchcock, Filmregisseur (1899-1980)

Zwischenablage anlegen

Wenn Sie es nicht schaffen Ihre Ablage regelmäßig zu erledigen, empfehle ich das Anlegen einer Zwischenablage. Diese kann in einem Pultordner, in Hängemappen oder in einer Schubladenbox erfolgen.

•    Die Zwischenablage wird an Ihr vorhandenes Ordnerprinzip angepasst. Entsprechend Ihrer Ordner müssen Fächer angelegt und beschriftet werden.

•    Platzieren Sie die Zwischenablage in der Nähe Ihres Schreibtisches, damit Sie bequem Papiere hineinlegen können.

•    Das lästige Vorsortieren von Papierstapeln entfällt.

•    Jetzt können Sie zwischendurch immer mal wieder kleine Ablageeinheiten einlegen. Aber Sie brauchen immer nur soviel abarbeiten, wie Sie es schaffen. Auch können Sie jederzeit unterbrechen, indem Sie einfach die Papiere wieder zurücklegen und beim nächsten Mal dort weitermachen.

Papierberge in Angriff nehmen

Wenn sich viel Ablage angesammelt hat, ist es oft schwierig den richtigen Anfang zu finden. Daher  schlage ich folgende Vorgehensweise vor:

•    Alle Papiere ersteinmal auf einen Stapel legen.

•    6 Zielstapel bilden:

1.    Wegwerfen
2.    Aufgaben dringend
3.    Aufgaben später / allgemein
4.    Lesen
5.    Ablage bekannt
6.    Ablage unbekannt


•    Nehmen Sie nun von dem großen Stapel nacheinander alle Blätter und entscheiden Sie auf welchen der Zielstapel die Papiere kommen. Diese Entscheidung ist einfach und der große Stapel schrumpft schnell.

•    Wenn alle Papiere verteilt sind, ist natürlich der Stapel „Aufgaben dringend“ am wichtigsten. Diese Dinge sollten Sie sofort erledigen. Falls Ihnen auffällt, dass die Bearbeitung bestimmter Belege doch noch etwas Zeit hat, diesen einfach auf den Stapel „später“ legen.

•    Danach die „Aufgaben später“ exakt terminieren und in die Wiedervorlage einsortieren. Dort befinden sich Aufgaben, die zu einem bestimmten späteren Termin erledigt werden.

•    Für den Stapel „Lesen“ sollten Sie sich eine Lese-Zeit reservieren. Z.B. jeden Morgen eine halbe Stunde oder einmal pro Woche eine bestimmt Zeit. Aber - überlegen Sie bei jeder Zeitung noch mal, ob Sie wirklich alles lesen müssen oder ob Sie bei Bedarf die Informationen im Internet nachschauen können. Außerdem sollten Sie aus diesem Stapel ältere Artikel regelmäßig aussortieren.

•    Der Stapel „Ablage bekannt“ wird leicht zu bearbeiten sein. Dafür haben Sie ja schon Ablageorte und wissen genau, wo die Papiere abgeheftet werden müssen.

•    Jetzt sind Sie schon sehr weit gekommen und es bleibt nur noch der Stapel „Ablage unbekannt“ übrig. Bei jedem Papier spontan einen Begriff überlegen und in eine Ecke schreiben. Gleichartige Themen zusammenfassen und entsprechend die Ordner anlegen. So ergibt sich für diese Belege ein neues Ablageschema.