to do Liste mal anders

Erstellen Sie eine not to do Liste anstelle einer to do Liste:

Unser Leben steckt voller zahlreicher Aufgaben und um den Überblick zu behalten, führen wir to-do-Listen. Oft wachsen diese Listen immer weiter an und wir haben ein schlechtes Gewissen, weil wir nicht alles erledigt bekommen.

Ziehen Sie die notwendigen Konsequenzen: Streichen Sie unwichtiges, misten Sie Ihre to do Liste aus.

Stellen Sie sich dafür z.B. folgende Fragen:

• Ist es wirklich schlimm diese oder jene Aufgabe zu streichen?
• Von welchen Sonderaufgaben verabschiede ich mich?
• Was kann mit 80 Prozent Aufwand auch gut erledigt werden?
• Kann ich bestimmte Aufgaben delegieren?
• Kann ich irgendwelche Termine absagen und welche kann ich in der Zukunft ganz vermeiden?
• Kann ich besprechungsfreie Zeiten einführen und welche kann ich in Zukunft ganz vermeiden?
• Von welchen Routinen / Zeitfressern verabschiede ich mich?
• Wie oft kontrolliere ich meine E-Mails?
• Wie viele soziale Netzwerke sind wirklich nötig und wie viel Zeit muss ich dort einbringen?
• Muss ich wirklich alles lesen?
• Ist es möglich telefonfreie Zeiten einzuführen?
• Kann der Anrufbeantworter in bestimmten Zeiten meine Anrufe entgegen nehmen?
• Wann lasse ich mein Handy konsequent ausgeschaltet?
• Muss ich wirklich immer erreichbar sein?
• Muss ich wirklich am Wochenende arbeiten?

Fokussiert arbeiten mit der 60-60-30 Methode

Diese Methode kann dabei helfen in einer kurzen Zeitspanne effektiv und strukturiert zu arbeiten. Man arbeitet nach einem festgelegten Arbeitsrhythmus, der aus einem Wechsel von Arbeit und Entspannung besteht:

·         50 bis 55 Minuten fokussiert arbeiten

·         5 bis 10 Minuten Pause

·         50 bis 55 Minuten fokussiert arbeiten

·         30 Minuten Pause

Es ist wichtig, sich vorher genau zu überlegen, welche Arbeiten in den 2 Blöcken erledigt werden sollen. Alle Ablenkungen, wie z.B. E-Mails und Telefon sollten in dieser Zeit ausgeschaltet sein.

Auch die Gestaltung der Pausen sollten Sie sich vorher genau überlegen. Es ist eine Herausforderung die strikten Zeitangaben einzuhalten die Pausen zuzulassen. Diese sind aber besonders wichtig bei dieser Methode! Und um eine wirkliche Erholung von der Konzentration zu erlangen, verlassen Sie am besten Ihren Schreibtisch und bewegen sich auch etwas. Vielleicht sogar an der frischen Luft, zum Beispiel am geöffneten Fenster oder auf dem Balkon.

Erste Schritte für eine neue Ordnung mit der Salamitechnik

Aller Anfang ist schwer, versuchen Sie es mit der Salamitechnik: Scheibe für Scheibe, bzw. Stück für Stück arbeiten Sie sich voran.

Am besten beginnen Sie mit einer Schublade Ihres Schreibtisches. Räumen Sie die Schublade ganz aus und säubern Sie diese gründlich.

Beim Sortieren und Wiedereinräumen bitte auch ein paar nicht mehr benötigte Sachen in die „Ablage P“, d.h. in den Papierkorb* werfen!

Jetzt überlegen Sie sich noch einen Rhythmus, mit dem Sie weiter machen möchten.
Z.B. jeden Tag ein Bereich und Sie kommen Ihrer neuen Ordnung Schritt für Schritt näher.

*Wenn Sie sich schlecht von Dingen trennen können, richten Sie sich noch einen "Vorabpapierkorb" ein: Hier kommt alles rein, womit Sie sich unsicher sind. Wenn dieser voll geworden ist, werfen Sie Dinge, die zu unterst liegen weg. Diese Sachen haben Sie bestimmt in der vergangenen Zeit nicht vermisst und Sie können sie beruhigt entsorgen.

Einen ordentlichen Schreibtisch schaffen

Ein ordentlicher Schreibtisch trägt viel dazu bei, dass Sie sich wohl fühlen, Sie den Überblick bewahren und somit Ihnen die Arbeit besser gelingt. Sie haben mit der Salamitechnik schon die Schubladen des Schreibtisches geordnet, jetzt kommt die Oberfläche an die Reihe:

1. Ab jetzt hat nur noch Platz, was täglich benutzt wird. Der Rest muss in den Schubladen, Regalen oder im Schrank verschwinden°. Dabei beachten, dass Dinge, die häufiger gebraucht werden nahe und andere weiter weg verstaut werden.
   
   
2. Telefon & Notizblock in Reichweite platzieren.
   
   
3. 5 Ablagekörbe in Reichweite aufstellen und beschriften:
   (Posteingang, Aufgaben sofort/heute, Aufgaben später bzw. Wiedervorlage, Lesen, Ablage°).
   
   
4. Papierkorb in Reichweite aufstellen
   (für Vorsichtige zusätzlich den Vorabpapierkorb*).
   
   
5. Eingangspost ab sofort immer direkt in die Ablagekörbe verteilen.
   
   
6. Richtige Bildschirmposition zum Fenster beachten.
   
   
7. Ritual am Abend einführen:
   bringen Sie vor dem Verlassen des Büros den Schreibtisch in Ordnung für einen guten Start am nächsten Tag.

° Eventuell vorhandene Ablagestapel werden später in Angriff genommen.

* Wenn Sie sich schlecht von Dingen trennen können, richten Sie sich noch einen Vorabpapierkorb ein: Hier kommt alles rein, womit Sie sich unsicher sind. Wenn dieser voll geworden ist, werfen Sie Dinge, die zu unterst liegen weg. Diese Sachen haben Sie bestimmt in der vergangenen Zeit nicht vermisst und Sie können sie beruhigt entsorgen.

Bearbeitung des Posteingang

Bei einigen meiner Kunden entdecke ich beim Aufräumen oft ungeöffnete Post. Daher möchte ich gerne heute auf dieses Thema eingehen. Die Bearbeitung der Eingangspost ist eine wichtige Arbeit, daher sollten Sie sich jeden Tag genügend Zeit dafür nehmen. Liegengebliebene Rechnungen oder gar Mahnungen stellen einen vermeidbaren Kostenfaktor dar!

Sie entscheiden beim Öffnen der Post sofort, was mit dem Dokument zu tun ist:

1. Frage: Muss das Papier wirklich aufbewahrt werden?
   
   Diese Frage ist sehr wichtig, um Sie vor dem Sammeln von unnötigen Papieren zu schützen. Alles, was Sie problemlos anderweitig wiederbeschaffen können und nicht aktuell benötigen, werfen Sie sofort in den Papierkorb. Die meisten Dinge lassen sich im Internet sehr leicht wieder finden.
   
   
   
2. Frage: Ist das Papier wichtig und dringend?
   
   Dieses Dokument in den Ablagekorb „Aufgaben sofort/heute“ einsortieren. Dort befinden sich alle Aufgaben für den heutigen Tag.
   (Einteilung der Ablagekörbe auf Ihrem Schreibtisch siehe Beitrag "Einen ordentlichen Schreibtisch schaffen")
   
   
   
3. Frage: Ist das Papier wichtig aber nicht dringend?
   
   Dieses Aufgabe exakt terminieren und in den Ablagekorb „Aufgaben später“ bzw. in die Wiedervorlage einsortieren. Dort befinden sich Aufgaben, die zu einem bestimmten späteren Termin erledigt werden.

4.      Frage: "Kann ich die Unterlagen ablegen?"

Papiere, die nicht weiterbearbeitet werden, die Sie aber trotzdem aufbewahren müssen, in den Kasten „Ablage“ einsortieren und beim nächsten Ablageturnus abheften.
Wichtig: erledigen Sie Ihre Ablage regelmäßig und heften die Unterlagen ab. Sonst wird das Körbchen schnell zum „Mülleimer“, in dem Sie nichts wieder finden. Legen Sie einen festen Turnus für die Ablage fest!

Papierstapel in Angriff nehmen mal anders

In einem früheren Artikel von mir „Papierberge in Angriff nehmen“ habe ich schon ausführlich berichtet, wie Sie vorgehen können, um Stapel in den Griff zu bekommen. Heute stelle ich Ihnen noch eine weitere Feinheit vor: 

Nehmen Sie Ihren Stapel und drehen ihn einfach um 180 °. 

Jetzt liegen die letzten und wahrscheinlich auch ältesten Blätter oben.

Vorteil: Bei älteren Papieren fällt es einem meist leichter zu entscheiden, was damit zu tun ist. Wahrscheinlich können Sie sich auch so leichter von einigen Papieren trennen und sie wegwerfen. Außerdem sind eventuell auch schon einige von den alten Vorgängen erledigt.

Entspannung für die Augen: 20-20-20 Regel

Wer viel vor dem PC sitzt, sollte seinen Augen regelmäßig eine Pause mit der 20-20-20 Regel gönnen: 

Alle 20 Minuten für 20 Sekunden ca. 20 Meter in die Ferne sehen. 

Wenn es Ihnen schwer fällt, alle 20 Minuten daran zu denken, können Sie sich angewöhnen z.B. beim Nachdenken oder Starten von Programmen den Blick nach draußen schweifen zu lassen. Oder Sie stellen sich einen Wecker.

Auch gut für die Augen ist, regelmäßig zu blinzeln, da wir dies bei angestrengtem Blick viel weniger tun.