Zeitfresser

Welche der folgenden Zeitfresser passieren Ihnen, kommen bei Ihnen vor?

1. Ich ertappe mich dabei, zu viel auf einmal zu tun.
2. Ich habe keine To-do-Listen oder ich halte mich oft nicht an meine Tagespläne.
3. Ich werde oft durch Kollegen, E-Mails und Telefonate bei meiner Arbeit unterbrochen.
4. Ich erhalte zu viele Email-Newsletters.
5. Ich ertappe mich oft beim unkontrollierten Surfen.
6. Mein Schreibtisch ist zu voll und unaufgeräumt.
7. Ich bekomme häufig unangemeldeten Besuch.
8. Ich schiebe unangenehme Aufgaben vor mir her.
9. Ich kann schlecht Nein sagen.
10. Ich will oft Dinge selber erledigen und delegiere nicht genug.
11. Ich will immer alles perfekt machen.
12. Ich will ständig alles lesen.
13. Ich bin oft inkonsequent.

Nehmen Sie die obige Liste als Vorlage und beleuchten Ihre eigene Situation. Ergänzen oder streichen Sie die Zeitfresser, die bei Ihnen hinzukommen bzw. nicht auf Sie zutreffen. Durch das Auseinandersetzen mit den eigenen Zeitfressern, haben Sie die Chance etwas gegen Ihre Zeitdiebe zu unternehmen.

Ablage sofort oder sammeln?

Jede Vorgehensweise hat Vor- und Nachteile.

Ablage sofort:

Vorteil:

o   Die Papiere sind immer schnell vom Tisch und am richtigen Ort abgelegt.

Nachteil:

o   Es kann sein, dass Sie das Papier zu früh abgelegt haben, weil Sie es später noch mal brauchen und Sie müssen Sie es wieder aus dem Ordner rausholen.

o   Sie verbrauchen mehr Zeit, da Sie ev. denselben Ordner mehrmals zur Hand nehmen, um Belege abzuheften. Besser ist es gleichartige Arbeiten im Block zu erledigen, das spart Zeit.

Ablage sammeln:

Nachteil:

o   Es besteht die Gefahr, dass der Stapel zu groß und unübersichtlich wird, da Sie die Ablage vor sich herschieben. Und je länger Sie warten, umso weniger Lust haben Sie, die Ablage zu erledigen.

Vorteil:

o   Sie können die Ablage im Block bearbeiten.

o   Wichtig bei dieser Methode ist aber eine Strukturierung!

o   Ablagetournus festlegen.

o   Ev. Ablage schon im Pultordner oder Hängeregister vorsortieren (Zwischenablage einrichten).

Selbstmanagement mit einer Aufgabenliste

Eine Aufgabenliste hilft Ihnen, den Tag zu strukturieren und dass Sie nichts vergessen. Ordnen Sie die Aufgaben auf eine für Sie sinnvolle Weise, dass Sie sich zurechtfinden und den Überblick behalten, z.B. nach

• ABC-Aufgaben
• Kurzfristigen, wiederkehrenden und wechselnden Aufgaben

Planen Sie konkrete Zeiten für die einzelnen Aufgaben, so wissen Sie immer was zu tun ist. Dinge die Sie nicht geschafft haben, werden am nächsten Tag möglichst zuerst erledigt. 

Eine Aufgabenliste fördert Ihre Selbstkontrolle:

• Sie setzen sich konkrete Ziele.
• Nach Unterbrechungen finden Sie schneller wieder in Ihre eigentliche Arbeit zurück.
• Das Abarbeiten der Liste macht das Abschweifen zu anderen Aufgaben schwieriger.
• Falls es Ablenkungen gab, findet man schnell wieder den Einstiegspunkt.
• Das Abhaken von erledigten Aufgaben bringt ein Erfolgserlebnis.