Ablage sofort oder sammeln?

Jede Vorgehensweise hat Vor- und Nachteile.

Ablage sofort:

Vorteil:

o   Die Papiere sind immer schnell vom Tisch und am richtigen Ort abgelegt.

Nachteil:

o   Es kann sein, dass Sie das Papier zu früh abgelegt haben, weil Sie es später noch mal brauchen und Sie müssen Sie es wieder aus dem Ordner rausholen.

o   Sie verbrauchen mehr Zeit, da Sie ev. denselben Ordner mehrmals zur Hand nehmen, um Belege abzuheften. Besser ist es gleichartige Arbeiten im Block zu erledigen, das spart Zeit.

Ablage sammeln:

Nachteil:

o   Es besteht die Gefahr, dass der Stapel zu groß und unübersichtlich wird, da Sie die Ablage vor sich herschieben. Und je länger Sie warten, umso weniger Lust haben Sie, die Ablage zu erledigen.

Vorteil:

o   Sie können die Ablage im Block bearbeiten.

o   Wichtig bei dieser Methode ist aber eine Strukturierung!

o   Ablagetournus festlegen.

o   Ev. Ablage schon im Pultordner oder Hängeregister vorsortieren (Zwischenablage einrichten).

Selbstmanagement mit einer Aufgabenliste

Eine Aufgabenliste hilft Ihnen, den Tag zu strukturieren und dass Sie nichts vergessen. Ordnen Sie die Aufgaben auf eine für Sie sinnvolle Weise, dass Sie sich zurechtfinden und den Überblick behalten, z.B. nach

• ABC-Aufgaben
• Kurzfristigen, wiederkehrenden und wechselnden Aufgaben

Planen Sie konkrete Zeiten für die einzelnen Aufgaben, so wissen Sie immer was zu tun ist. Dinge die Sie nicht geschafft haben, werden am nächsten Tag möglichst zuerst erledigt. 

Eine Aufgabenliste fördert Ihre Selbstkontrolle:

• Sie setzen sich konkrete Ziele.
• Nach Unterbrechungen finden Sie schneller wieder in Ihre eigentliche Arbeit zurück.
• Das Abarbeiten der Liste macht das Abschweifen zu anderen Aufgaben schwieriger.
• Falls es Ablenkungen gab, findet man schnell wieder den Einstiegspunkt.
• Das Abhaken von erledigten Aufgaben bringt ein Erfolgserlebnis.

Gewohnheiten im Büro überprüfen und verändern

Lesen Sie alle Emails immer sofort, sobald sie reinkommen?

• Legen Sie Zeiten fest, wann Sie Ihre Mails bearbeiten.

Legen Sie die angefangenen Arbeiten wieder weg, sobald Sie nicht weiter kommen?

• Erstellen Sie sich eine Aufgabenliste und legen Sie fest, wann Sie welche Aufgabe erledigen wollen.

Verlassen Sie abends fluchtartig das Büro?

• Räumen Sie abends den Schreibtisch auf. Sie gehen "aufgeräumt" nach Hause und können den Feierabend besser genießen und am nächsten Tag besser starten.

Diese Liste kann man beliebig fortführen. Welche Gewohnheiten würden Sie gerne ändern?

Beachten Sie aber - es ist einfach anstrengend, sich umzustellen. Haben Sie Geduld mit sich, denn man muss eine neue Gewohnheit ca. 20 x üben, bevor wir sie akzeptieren.

Dazu ein interessantes Zitat von Mark Twain:

Eine Angewohnheit kann man nicht aus dem Fenster werfen. Man muss sie die Treppe hinunterboxen, Stufe für Stufe.

Aufschieberitis bekämpfen IV

Motto: das Unangenehmste zuerst

Sie schieben Aufgaben vor sich her, da sie unangenehm sind?

 
Lösung: Fangen Sie ein paar Tage hintereinander genau mit den Dingen an, die Ihnen am wenigsten zusagen.
Denken Sie auch hier wieder an eine (kleine) Belohnung für sich. Lob motiviert immer mehr als Schuldgefühle oder sich selbst Vorwürfe zu machen, weil man aufschiebt.