Gewohnheiten im Büro überprüfen und verändern

Lesen Sie alle Emails immer sofort, sobald sie reinkommen?

• Legen Sie Zeiten fest, wann Sie Ihre Mails bearbeiten.

Legen Sie die angefangenen Arbeiten wieder weg, sobald Sie nicht weiter kommen?

• Erstellen Sie sich eine Aufgabenliste und legen Sie fest, wann Sie welche Aufgabe erledigen wollen.

Verlassen Sie abends fluchtartig das Büro?

• Räumen Sie abends den Schreibtisch auf. Sie gehen "aufgeräumt" nach Hause und können den Feierabend besser genießen und am nächsten Tag besser starten.

Diese Liste kann man beliebig fortführen. Welche Gewohnheiten würden Sie gerne ändern?

Beachten Sie aber - es ist einfach anstrengend, sich umzustellen. Haben Sie Geduld mit sich, denn man muss eine neue Gewohnheit ca. 20 x üben, bevor wir sie akzeptieren.

Dazu ein interessantes Zitat von Mark Twain:

Eine Angewohnheit kann man nicht aus dem Fenster werfen. Man muss sie die Treppe hinunterboxen, Stufe für Stufe.

Aufschieberitis bekämpfen IV

Motto: das Unangenehmste zuerst

Sie schieben Aufgaben vor sich her, da sie unangenehm sind?

 
Lösung: Fangen Sie ein paar Tage hintereinander genau mit den Dingen an, die Ihnen am wenigsten zusagen.
Denken Sie auch hier wieder an eine (kleine) Belohnung für sich. Lob motiviert immer mehr als Schuldgefühle oder sich selbst Vorwürfe zu machen, weil man aufschiebt.

Aufschieberitis bekämpfen III

Motto: das Wesentliche zuerst

Sie wollen immer alles sofort perfekt machen?

Vorschlag: Fangen Sie mit den wichtigen Dingen an, sonst besteht die Gefahr, dass Sie sich bereits am Anfang in Details verlieren und die Hauptaufgabe vor sich herschieben.

Aufschieberitis bekämpfen II

Motto: Aufgabenberge unterteilen

Sie stehen vor einem Aufgabenberg und finden keinen Anfang, da er so groß ist?

Vorschlag: Überlegen Sie in welche Einzelschritte Sie die Aufgabe unterteilen können und arbeiten diese mit und mit ab. Legen Sie einen Turnus für die Einzelschritte fest. Damit verliert die Gesamtaufgabe ihren Schrecken.

Aufschieberitis bekämpfen I

Motto: Nicht lange überlegen - sofort anfangen

Der erste Schritt für eine unliebsame Arbeit bedeutet oft eine große Überwindung.

Vorschlag: unliebsame Aufgaben direkt morgens als erstes zu erledigen.
Sonst besteht die Gefahr, dass man im Laufe des Tages immer wieder andere „wichtige“ Dinge findet, die man lieber erledigt. Gerade im Homeoffice kommt es schnell zur Ablenkung, wenn einem Dinge auffallen, die im Haushalt erledigt werden müssen. Sie haben das „Schlimmste“ hinter sich und Sie können die restlichen Aufgaben ohne schlechtes Gewissen erledigen!

Leichter gesagt, als getan? Mit einer Belohnung für sich wird es leichter. Wenn Sie sich regelmäßig belohnen, bestätigen sich darin, etwas erreicht zu haben.

Geschichte zum Zeitmanagement und Selbstmanagement

Eines Tages war ein alter Professor beauftragt, einer Gruppe von Geschäftsführern ein Ausbildungskurs in effizienter Zeitplanung zu geben. Dieser Kurs machte eine von fünf Einheiten eines Seminartages aus, daher hatte der Professor nur eine Stunde zur Verfügung um seine Botschaft zu vermitteln.
Aufrecht vor dieser Elitetruppe, die bereit war, alles aufzuschreiben, was der alte Professor sagte, schaute der Dozent einem nach dem anderen langsam in die Augen, um schließlich langsam anzukündigen: „Wir werden miteinander ein kleines Experiment machen.“
Der alte Professor stellte vorsichtig einen großen Glaskrug auf den Tisch und füllte ihn mit etwa einem Dutzend tennisballgroßer Steine, die er bedächtig in den Glaskrug setzte, bis der Krug randvoll war und darin kein Platz mehr war. Da erhob der alte Professor den Kopf: „Ist der Krug voll?“ fragte er. Alle antworteten: „Ja!“ Er wartete und frage nach: „Tatsächlich?“
Darauf bückte er sich, holte ein Gefäß mit Kieselsteinen hervor und füllte bedächtig den Glaskrug – rührte um – füllte nach – bis die Kieselsteine alle Lücken füllten.
Der alte Professor hob erneut den Kopf und frage: „Ist der Krug voll?“ Die Teilnehmer waren unruhig – einer antwortete „Wahrscheinlich nicht.“ – „Gut“, antwortete der Professor. Er neigte sich nach unten und holte diesmal einen Eimer mit Sand. Bedächtig goss er den Sand in den Glaskrug. Der Sand schickte sich an, die Räume zwischen den großen Steinen und dem Kies zu füllen.
Noch einmal fragte der Professor: „Ist der Krug voll?“ – Ohne zu zögern, entgegneten alle Schüler „Nein!“ – „Gut.“ Gerade so als ob die hochgepriesenen Schüler eine Fortsetzung erwarteten, nahm der Professor eine Kanne mit Wasser und goss das Wasser in den Krug bis der Krug randvoll war. Nun erhob sich der Professor und frage die Gruppe: „Was will uns dieses Experiment sagen?“
Der mutigste unter den Zuhörern meine, in Anbetracht des Kursthemas: „Es zeigt uns, dass wir sogar dann, wenn wir meinen, dass unser Kalender randvoll ist, noch weitere Termine vereinbaren und Dinge erledigen können, wenn wir es wirklich wollen.“
„Nein“, sagte der alte Professor – „Darum geht es nicht. Die große Wahrheit, die uns dieses Experiment zeigt, ist die folgende: Wenn wir nicht als Erstes die großen Steine in den Krug setzten, bringen wir die anderen Dinge nicht mehr hinein.“ Darauf erfolgte tiefes Schweigen, die Offensichtlichkeit seiner Worte leuchtete jedem ein.
„Was sind die großen Steine in Ihrem Leben?“, frage der Professor. „Gesundheit? – Familie? – Freunde? – Die Verwirklichung Ihrer Träume? – Tun, was Ihnen gefällt? Oder: Etwas ganz anders?“
„Nehmen Sie daraus mit, dass es wichtig ist, zuerst die großen Steine im Leben zu platzieren, sonst laufen wir Gefahr, erfolglos zu sein. Wenn wir den Nebensächlichkeiten den Vorrang geben, also etwa Kies, Sand und Wasser, dann füllen wir unser Leben damit auf, und am Ende fehlt uns die kostbare Zeit, um uns den wichtigen Aspekten unseres Lebens zu widmen. Vergessen sie daher nicht die Frage: Was sind die großen Steine in Ihrem Leben?“

Lesen, lesen, lesen.....

Sammeln Sie auch gerne Magazine, Zeitungsberichte, Internetausdrucke, usw. um Sie irgendwann noch zu lesen?

Mein Vorschlag: legen Sie einen Lesestapel an,  z.B. in einem Ablagekasten und bestimmen Sie einen bestimmten Turnus, an dem Sie regelmäßig etwas lesen. Aber - sobald der Kasten zu voll wird, konsequent ältere Artikel wegwerfen. Auch praktisch ist das Anlegen einer Lesemappe. Diese Mappe können Sie, wenn Sie unterwegs sind, mitnehmen und z.B. bei Wartezeiten Dinge daraus lesen. Auch hier gilt: passt in die Mappe nichts mehr rein, ältere Unterlagen wegwerfen!

ABC-Analyse – Dringlichkeiten von Aufgaben festlegen

Es gibt Tage, an denen man nicht weiß, wo man vor lauter Arbeit anfangen soll. An solchen Tagen kann die  sog. ABC-Analyse helfen. Stürzen Sie sich nicht sofort in die Arbeit, sondern nehmen Sie sich einen Moment Zeit. Überlegen Sie, in welche der Kategorien die  anstehenden Tätigkeiten einzuordnen sind und Sie sehen bestimmt schon viel klarer und ruhiger Ihrem Arbeitstag entgegen. Versuchen Sie es mal!

A-Aufgaben: Was muss getan werden?

A-Aufgaben sind sehr wichtig, dringend.

Diese Aufgaben sollten daher sofort erledigt werden.

B-Aufgaben: Was soll getan werden?

B-Aufgaben sind im wichtig, aber nicht dringend.
Solche Aufgaben können Sie verschieben, setzen Sie einen festen Termin dafür.

C-Aufgaben: Was kann getan werden?

C-Aufgaben sind nicht wichtig.

Dies sind klassische Aufgaben wie Kleinkram und Routine-Aufgaben und nehmen meist ein Großteil der täglichen Arbeit ein. Sie werden auf jeden Fall hinten angestellt. Solche Aufgaben können oft gut delegiert werden. In einzelnen Fällen können diese auch von der Aufgabenliste gestrichen werden.