Dienstag, 9. September 2014

Ablagemethoden und Aufbewahrungsorte von A-Z

Aktenhüllen:
·         zur Trennung verschiedener laufender Vorgänge / Projekte
·         am besten in verschiedenen Farben verwenden
Aktenordner:
·         für Endablage, Dauerablage, Archivierung
·         für Papiere, die nicht oft zur Hand genommen werden müssen
Ausmisten:
·         regelmäßige Aufräumtermine, z.B. Frühjahrsputz oder zu Jahresbeginn
·         jährlichen Entsorgungstermin zum Entsorgen von Unterlagen  , die aufgrund der gesetzl. Aufbewahrungsfristen nicht mehr aufbewahrt werden müssen
·         regelmäßige Termine zum Ausdünnen des Lesestapels und Vorabpapierkorb
Betriebsanleitungen:
·         in beschriftete Stehsammler
·         in beschriftete kleine Kartons oder Schubladen
Briefmarken:
·         nach Werten in separaten Klarsichthüllen
Hängemappen:
·         für Papiere, die nicht chronologisch abgelegt werden müssen
·         für Dinge, auf die man oft zugreifen muss
·         für Projekt- oder Kundenablage
·         für Zwischenablage
Hilfsmittel wie Tesafilm, Hefter oder Locher, die Sie mehrmals täglich zur Hand nehmen:
·         griffbereit neben dem Schreibtisch oder auf dem Schreibtisch
Klarsichthüllen:
·         mit Öffnung oben: für Dinge, die man nicht oft zur Hand nehmen muss
·         mit Öffnung seitlich und oben: für Dinge, die öfters zur Hand genommen werden
Lesematerial:
·         Lesestapel anlegen
·         Regelmäßige Lesetermine einführen
·         aber: Lesestoff, der nicht geschafft wird regelmäßig entsorgen
Platzvergabe:
·         nach Reichweite: häufig Gebrauchtes so nah wie möglich am Arbeitsplatz, seltener Benötigtes weiter weg platzieren
Stehsammler:
·         für Prospekte
·         für Kataloge
Visitenkarten:
·         am besten Scannen
·         oder in DIN A4 Visitenkartenhüllen
Vorräte wie Formulare, Briefpapier und Hüllen, die Sie täglich benötigen:
·         in Schreibtischschubladen
·         in flache Schubladenelemente in Nähe des Schreibtisches
Vorabpapierkorb:
·         für Dinge, für deren Entsorgung man sich noch nicht so recht entscheiden kann
·         aber: regelmäßig ausdünnen
Zwischenablage
·         zum Vorsortieren der Endablage
·         in A–Z-Pultmappe
·         in Hängemappen
·         in Schubladenboxen